Các công ty quảng cáo của nước ngoài có thể thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam để thực hiện các hoạt động xúc tiến quảng cáo (nhưng không được trực tiếp kinh doanh dịch vụ quảng cáo). Vấn đề này được quy định tại Luật Quảng cáo 2012 và Nghị định 181/2013/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Quảng cáo (được sửa đổi, bổ sung tại từng thời điểm).

Hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của công ty quảng cáo nước ngoài

• Đơn đề nghị do người đại diện có thẩm quyền của doanh nghiệp quảng cáo nước ngoài ký (mẫu do Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch quy định);
• Bản sao giấy đăng ký kinh doanh hoặc các giấy tờ có giá trị tương đương của doanh nghiệp nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi doanh nghiệp thành lập hoặc đăng ký kinh doanh xác nhận;
• Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc các tài liệu khác có giá trị tương đương chứng minh được sự tồn tại và hoạt động của doanh nghiệp quảng cáo nước ngoài trong năm tài chính gần nhất.

Lưu ý: Bản sao giấy đăng ký kinh doanh và báo cáo tài chính hoặc giấy tờ có giá trị tương đương phải dịch ra tiếng Việt và được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng thực và thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Số lượng: 01 bộ hồ sơ.

Nơi nhận hồ sơ: Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt văn phòng đại diện nơi đặt Văn phòng đại diện.

Hình thức nộp hồ sơ: nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện.

Quy trình cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của công ty quảng cáo nước ngoài

• Nếu hồ sơ hợp lệ: trong vòng 10 ngày, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét và cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện cho công ty quảng cáo nước ngoài;
• Nếu hồ sơ không hợp lệ: trong vòng 03 ngày làm việc, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh gửi văn bản yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ.

Nghĩa vụ: Trong thời hạn 45 (bốn mươi lăm) ngày, kể từ ngày được cấp Giấy phép, Văn phòng đại diện phải hoạt động và có văn bản thông báo cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về thời điểm bắt đầu hoạt động, địa điểm đặt trụ sở, số người Việt Nam, số người nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện, nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện.

Các trường hợp không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

• Có bằng chứng cho thấy việc thành lập Văn phòng đại diện gây phương hại đến độc lập, chủ quyền quốc gia, an ninh, quốc phòng, truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục Việt Nam.
• Không bổ sung đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép.

Sửa đổi, bổ sung Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện của công ty quảng cáo nước ngoài nếu có sự thay đổi một trong các trường hợp sau thì buộc phải thực hiện thủ tục sửa đổi Giấy phép:

• Tên gọi;
• Phạm vi hoạt động;
• Người đứng đầu;
• Địa điểm đặt trụ sở trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Hồ sơ đề nghị sửa đổi, bổ sung Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

• Đơn đề nghị sửa đổi, bổ sung Giấy phép do người đại diện có thẩm quyền của doanh nghiệp quảng cáo nước ngoài ký theo mẫu do Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch quy định;
• Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện: Nộp bản sao có chứng thực hoặc bản sao và xuất trình bản chính để đối chiếu (trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp); nộp bản sao có chứng thực (trường hợp nộp hồ sơ qua bưu điện). Từ năm 2019, pháp luật hiện hành đã bổ sung cho phép doanh nghiệp không nhất thiết phải xuất trình bản sao có chứng thực Giấy phép mà có thể không cần chứng thực, thay vào đó đối chiếu trực tiếp tại thời điểm nộp hồ sơ trực tiếp.

Thủ tục sửa đổi, bổ sung

Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ của doanh nghiệp quảng cáo nước ngoài, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm cấp Giấy phép sửa đổi, bổ sung và gửi bản sao Giấy phép đó đến Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.

Cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện của công ty quảng cáo nước ngoài nếu thuộc một trong các trường hợp sau thì buộc phải thực hiện thủ tục cấp lại Giấy phép:

• Thay đổi tên gọi hoặc nơi đăng ký thành lập của doanh nghiệp quảng cáo nước ngoài sang nước khác;
• Thay đổi hoạt động của doanh nghiệp quảng cáo nước ngoài;
• Giấy phép bị mất, rách.

Hồ sơ cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

• Đơn đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện do người đại diện có thẩm quyền của doanh nghiệp quảng cáo nước ngoài ký theo mẫu do Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch quy định;
• Bản gốc Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đã được cấp (trước năm 2019, pháp luật cho phép trường hợp Giấy phép bị mất phải có giấy xác nhận của cơ quan công an nơi bị mất Giấy phép, tuy nhiên hiện nay trường hợp này đã bị bãi bỏ. Doanh nghiệp buộc phải nộp bản gốc Giấy phép đã được cấp).

Thủ tục cấp lại

• Trong thời hạn 7 ngày làm việc, doanh nghiệp quảng cáo nước ngoài phải làm thủ tục cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
• Doanh nghiệp thực hiện lần lượt các bước như cấp trình tự, thủ tục cấp mới Giấy phép.

Thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty quảng cáo nước ngoài

Văn phòng đại diện công ty quảng cáo nước ngoài tại Việt Nam bị thu hồi Giấy phép thành lập trong các trường hợp sau đây:

• Hoạt động sai mục đích hoặc không đúng với nội dung quy định trong Giấy phép;
• Tiến hành hoạt động kinh doanh dịch vụ quảng cáo;
• Không báo cáo định kỳ về hoạt động của Văn phòng đại diện trong 2 năm liên tiếp;
• Không hoạt động trong thời gian 6 tháng, kể từ ngày được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
• Không gửi báo cáo theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong thời hạn 6 tháng, kể từ ngày có yêu cầu bằng văn bản.

Chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện công ty quảng cáo nước ngoài

Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động trong các trường hợp sau đây:

• Theo đề nghị của doanh nghiệp quảng cáo nước ngoài có Văn phòng đại diện tại Việt Nam và được cơ quan cấp Giấy phép thành lập chấp thuận;
• Bị thu hồi Giấy phép thành lập của Văn phòng đại diện;
• Khi doanh nghiệp quảng cáo nước ngoài chấm dứt hoạt động theo pháp luật của nước nơi doanh nghiệp đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh.

Thủ tục chấm dứt hoạt động

Trường hợp chấm dứt hoạt động theo đề nghị của doanh nghiệp hoặc theo pháp luật nước công ty mẹ, doanh nghiệp quảng cáo nước ngoài phải thực hiện thủ tục thông báo việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện.

Nơi nhận thông báo: cơ quan cấp phép thành lập, cụ thể là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt trụ sở Văn phòng đại diện.

Thời hạn: ít nhất 30 ngày trước ngày chấm dứt hoạt động.

Nghĩa vụ: phải nộp lại Giấy phép thành lập cho cơ quan cấp phép.

Công ty quảng cáo nước ngoài có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, xin vui lòng liên hệ công ty luật Mai Sơn để được tư vấn các quy định pháp luật về thủ tục, trình tự, hồ sơ và các loại phí, lệ phí liên quan cũng như được hỗ trợ các dịch vụ liên quan.