1. Hiểu thế nào là KPI?

KPI là viết tắt của Key Performance Indicator, là một phương tiện để đánh giá hiệu quả của công việc. Thông thường, KPI được biểu diễn bằng số liệu, tỉ lệ hoặc các chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các nhóm hoặc bộ phận trong doanh nghiệp. Dựa trên mức độ hoàn thành của KPI, doanh nghiệp sẽ áp dụng các hình thức thưởng phù hợp cho cá nhân lao động.

Đồng thời, KPI cũng giúp người lao động hiểu rõ mức độ hoàn thành công việc của mình, thúc đẩy họ làm việc và đặt ra mục tiêu cụ thể để đạt được.

2. Vai trò của KPI trong doanh nghiệp như thế nào?

– Đánh giá năng lực lao động một cách chính xác:

Hiện nay, các doanh nghiệp thường sử dụng chỉ số KPI để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên. Trong quá trình xác định KPI, doanh nghiệp cần phải dựa trên tình hình kinh doanh của mình cũng như vị trí công việc cụ thể của từng cá nhân hoặc phòng ban, để đưa ra các chỉ số KPI cụ thể, rõ ràng và phù hợp.

– Tái thiết chiến lược kinh doanh:

Khi áp dụng KPI để tái thiết chiến lược kinh doanh, doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc đánh giá doanh số mà còn cần xem xét các kênh phân phối nào đang thu hút nhiều khách hàng sử dụng sản phẩm, cũng như nhận diện các kênh công việc cần được đầu tư hoặc cắt giảm.

– Tạo ra môi trường học hỏi:

Sử dụng KPI còn giúp doanh nghiệp tạo ra một môi trường học tập tích cực ngay tại nơi làm việc. Bằng cách đưa ra các chỉ số KPI cho cá nhân, tổ chức tạo ra các cơ hội giao tiếp quan trọng trong môi trường làm việc, khuyến khích sự trao đổi và học hỏi giữa các cá nhân để đạt được mục tiêu KPI của doanh nghiệp.

3. Cách để xây dựng hệ thống KPI hiệu quả trong doanh nghiệp?

Hiện nay, có nhiều phương pháp để doanh nghiệp có thể xây dựng KPI. Dù là phương pháp nào được sử dụng, doanh nghiệp cũng cần xác định các tiêu chí cụ thể như sau:

Bước 1: Đặt ra mục tiêu cụ thể cho KPI.

Bước 2: Chia sẻ KPI với các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp.

Bước 3: Thực hiện kiểm tra KPI định kỳ theo chu kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng.

Bước 4: Đảm bảo rằng các KPI đã đề ra mang tính thực tiễn và có thể đo lường được.

Bước 5: Điều chỉnh KPI để phản ánh những thay đổi của doanh nghiệp.

Bước 6: Kiểm tra khả năng thực hiện của các KPI được đề xuất.

4. Không đạt KPI thì doanh nghiệp có được trừ lương người lao động không?

Ngoài việc thiết lập cơ chế thưởng dành cho việc hoàn thành các chỉ tiêu KPI, nhiều doanh nghiệp cũng áp đặt cơ chế phạt đối với nhân viên. Theo cơ chế này, việc không hoàn thành nhiệm vụ có thể dẫn đến việc trừ một phần tiền lương của nhân viên tương ứng với mức độ vi phạm.

Tuy nhiên, việc này không tuân thủ đúng quy định của pháp luật, bởi theo Bộ luật lao động 2019, chỉ có một trường hợp duy nhất mà người lao động có thể bị khấu trừ lương, cụ thể như sau:

– Người sử dụng lao động chỉ được khấu trừ tiền lương của người lao động để bồi thường thiệt hại do hư hỏng dụng cụ, thiết bị, hoặc tài sản của người sử dụng lao động, theo quy định tại Điều 129 của Bộ luật này.

– Người lao động có quyền được biết lý do khấu trừ tiền lương của mình.

– Mức khấu trừ tiền lương hàng tháng không được vượt quá 30% tiền lương thực trả hàng tháng của người lao động sau khi đã trích nộp các khoản bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, và thuế thu nhập cá nhân.

Doanh nghiệp trừ lương của người lao động khi họ không hoàn thành KPI là vi phạm pháp luật. Theo Điều 17 của Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức xử phạt cụ thể như sau:

– Phạt từ 5 đến 10 triệu đồng: Vi phạm từ 1 đến 10 người lao động.

– Phạt từ 10 đến 20 triệu đồng: Vi phạm từ 11 đến 50 người lao động.

– Phạt từ 20 đến 30 triệu đồng: Vi phạm từ 51 đến 100 người lao động.

– Phạt từ 30 đến 40 triệu đồng: Vi phạm từ 101 đến 300 người lao động.

– Phạt từ 40 đến 50 triệu đồng: Vi phạm từ 301 người lao động trở lên.

Lưu ý: Mức phạt tiền đối với tổ chức là gấp đôi mức phạt tiền đối với cá nhân.

5. Những sai lầm thường gặp khi xây dựng KPI

Dựa trên định nghĩa của KPI và ví dụ cụ thể đã được trình bày, chúng ta sẽ khám phá các sai lầm phổ biến trong việc thiết lập KPI của các doanh nghiệp, bao gồm:

(1) Không liên kết KPI với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp:

KPI được hiểu là Chỉ Số Hiệu Suất Chính. Đúng như tên gọi của chúng, KPI phải phản ánh những mục tiêu thực sự quan trọng của doanh nghiệp. Chúng cần được thiết lập và đánh giá dựa trên những mục tiêu chiến lược cụ thể của từng bộ phận hoặc toàn bộ doanh nghiệp. Việc thiết lập và đánh giá KPI không phù hợp với những mục tiêu cụ thể có thể dẫn đến lãng phí tài nguyên và không mang lại kết quả như mong đợi.

Ví dụ, trong trường hợp của một trang web giới thiệu sản phẩm với mục tiêu tăng doanh số bán hàng và doanh thu, một KPI phù hợp là tỉ lệ chuyển đổi khách hàng. Tuy nhiên, các chỉ số như lượt truy cập trang web hoặc thời gian trung bình mỗi người xem trang có thể là quan trọng để đánh giá chất lượng trang web, nhưng chúng không phải là KPI vì không có liên kết chặt chẽ với mục tiêu chiến lược đã đề ra.

(2) Chỉ tập trung vào KPI kết quả mà bỏ qua KPI dẫn dắt:

Một KPI như “Tăng tỉ lệ chuyển đổi bán hàng của trang web lên 20%” là một chỉ số đánh giá kết quả cuối cùng. Tuy nhiên, nó không cung cấp thông tin về các nguyên nhân dẫn đến kết quả này. Điều này làm cho chỉ số trở nên mơ hồ và khó đạt được nếu không có một hệ thống KPI phụ hợp để thể hiện các nguyên nhân (ví dụ: “Phát triển và ra mắt 3 sản phẩm mới trong năm”).

Tóm lại, giữa các KPI cần phải có mối liên kết nhân quả chặt chẽ. Doanh nghiệp cần cân nhắc cả hai loại KPI về kết quả và dẫn dắt để đảm bảo rằng kết quả cuối cùng đạt được như mong đợi.

(3) Xây dựng KPI cố định, không có sự cập nhật và tùy chỉnh theo thời gian:

Tiếp tục với ví dụ đã đề cập, giả sử rằng chỉ sau một nửa thời gian dự kiến là 3 tháng, tỷ lệ chuyển đổi bán hàng đã vượt qua mức 20%. Trong tình huống này, doanh nghiệp phải quyết định điều gì? (1) Tiếp tục giữ nguyên KPI và cho phép nhân viên giảm bớt áp lực, dẫn đến mất động lực và hiệu suất làm việc trong phần thời gian còn lại? (2) Hoặc tùy chỉnh KPI để phản ánh đúng tình hình phát triển của trang web và doanh nghiệp?

Đáp án có vẻ khá rõ ràng, vì không ai muốn lãng phí tài nguyên và đứng im khi có cơ hội phát triển tiềm năng. Vì vậy, KPI trong trường hợp này nên được điều chỉnh để phản ánh thực trạng của doanh nghiệp. Tương tự, trong những thời kỳ khó khăn, các chỉ số đánh giá cũng cần phải được tối ưu hóa để đảm bảo nhân viên có thể quản lý công việc một cách hiệu quả và hợp lý.

* Lưu ý, KPI không phù hợp để đo lường kết quả của các mục tiêu thuộc lĩnh vực sáng tạo.

Công việc của những vị trí sáng tạo như họa sỹ thiết kế, nhà phát triển phần mềm, kiến trúc sư, chuyên gia phân tích dữ liệu, thường liên quan đến việc sáng tạo và đổi mới liên tục. Công việc này không phải lúc nào cũng có thể được đo lường bằng KPI do tính chất không lặp lại và đa dạng của nó. Trong những trường hợp như vậy, mô hình OKR (Mục tiêu & Kết quả then chốt) thường được sử dụng phù hợp hơn. Ngày càng có nhiều công ty áp dụng mô hình OKR trong quản lý mục tiêu và điều hành nội bộ như Intel, Google, LinkedIn, Deloitte, và nhiều nơi khác.

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật Mai Sơn về vấn đề: Vốn điều lệ là gì? Vốn điều lệ dùng để làm gì? Cách tính vốn điều lệ. Luật Mai Sơn xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng qua số hotline: 0975852995 Xin trân trọng cảm ơn!