Thay Đổi Tên Công Ty – Những Điều Cần Biết

Việc thay đổi thông tin là một trong những khía cạnh quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý trong quá trình hoạt động.

Đặc biệt, việc thay đổi tên công ty là một quyết định mang tính chiến lược, có thể ảnh hưởng lớn đến hình ảnh thương hiệu và sự nhận diện của khách hàng đối với công ty.

QUY ĐỊNH VỀ THAY ĐỔI TÊN CÔNG TY

Khi mới thành lập công ty và đã có giấy đăng ký doanh nghiệp, nhiều người vẫn thắc mắc rằng liệu có được phép thay đổi tên công ty hay không.

Câu trả lời là hoàn toàn có thể. Việc này được pháp luật cho phép và không hề vi phạm bất kỳ quy định nào.

Một trong những lý do chính cho việc này là sự linh hoạt trong kinh doanh. Doanh nghiệp có thể nhận ra rằng tên công ty cũ không còn phù hợp với tầm nhìn hoặc định hướng mới mà họ đang theo đuổi.

Do đó, việc thay đổi tên công ty để phản ánh đúng bản chất và giá trị mà họ hướng tới là điều cần thiết.

Điều đáng chú ý là trong Giấy phép kinh doanh chỉ có hai thông tin không thể thay đổi, đó là mã số thuế và ngày thành lập công ty.

Hai yếu tố này được xem như là “định danh” của doanh nghiệp, giúp cho cơ quan thuế cũng như các bên liên quan dễ dàng theo dõi và nhận diện doanh nghiệp.

Phép thuật trong việc thay đổi tên

Việc thay đổi tên công ty không chỉ đơn thuần là thay đổi chữ viết trên giấy tờ mà còn là một hành trình tái cấu trúc lại thương hiệu.

Một cái tên mới có thể mở ra nhiều cơ hội kinh doanh mới, thu hút khách hàng hơn và tạo ấn tượng tốt hơn trong lĩnh vực mà doanh nghiệp đang hoạt động.

Chúng ta thường thấy, những công ty lớn như Apple hay Google cũng đã từng thay đổi tên của mình để thích ứng với những xu hướng mới trong thị trường.

Điều này chứng tỏ rằng việc thay đổi tên không phải chỉ dành cho những doanh nghiệp nhỏ, mà là một chiến lược mạnh mẽ trong việc xây dựng thương hiệu.

Quy trình cần thực hiện

Để thực hiện việc thay đổi tên công ty, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và tiến hành nộp tại cơ quan có thẩm quyền. Các giấy tờ cần thiết bao gồm:

– Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký (theo Mẫu tại Phụ lục II-1 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).

– Nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần; của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc đổi tên doanh nghiệp.

– Bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh; của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần.

– Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả nếu không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Văn bản này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.

– Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền thực hiện thủ tục (nếu có):

+ Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.

+ Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

Sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với tên gọi đã được thay đổi.

Sau khi quá trình thành lập công ty xong, đã có giấy phép kinh doanh rồi, có khách hàng muốn đổi tên công ty, muốn chuyển qua thành một cái tên khác. Lý do thì sẽ có mỗi khách mỗi khác nhau.

Khi đã có Giấy phép kinh doanh, lý do cho việc thay đổi tên công ty có thể rất đa dạng và thường tùy thuộc vào từng doanh nghiệp cụ thể.

Dưới đây là một số lý do phổ biến mà các công ty thường đưa ra.

Không còn muốn sử dụng tên cũ

Có thể vì lý do định hướng kinh doanh đã thay đổi, hoặc doanh nghiệp muốn nhấn mạnh một yếu tố độc đáo nào đó trong văn hóa công ty.

Việc không còn muốn sử dụng tên cũ có thể xuất phát từ cảm thấy thiếu hấp dẫn hoặc không còn phù hợp với mục tiêu lâu dài nữa.

Thành viên công ty muốn đổi tên

Trong quá trình hoạt động, có thể xảy ra sự thay đổi về nhân sự trong công ty.

Một thành viên mới gia nhập có thể mang theo một tầm nhìn mới, đồng thời có thể đề xuất một tên gọi mới để phù hợp hơn với chiến lược phát triển mà họ muốn thực hiện.

Tên cũ không phù hợp

Tên công ty ban đầu có thể không còn phù hợp với lĩnh vực kinh doanh hiện tại hoặc không phản ánh được những giá trị mà công ty muốn truyền tải đến khách hàng.

Điều này có thể gây trở ngại cho việc tạo dựng thương hiệu vững chắc và nhất quán.

Nhưng dù có lý do là gì nữa, dù tên nào đi chăng nữa, thì cũng lúc nào cũng sẽ đổi được tên, vẫn thay đổi được bình thường.

Và trong giấy phép kinh doanh chỉ có 2 thông tin không thể thay đổi được, đó chính là mã số thuế của công ty và ngày thành lập công ty.

NHỮNG THÔNG TIN CỐ ĐỊNH TRONG GIẤY PHÉP KINH DOANH

Mã số thuế và ngày thành lập là hai thông tin không thể thay đổi trong Giấy phép kinh doanh.

Mã số thuế đóng vai trò quan trọng trong việc nhận diện và quản lý thuế của doanh nghiệp, trong khi ngày thành lập ghi nhớ thời điểm công ty bắt đầu hoạt động.

CÁC THÔNG TIN CÓ THỂ ĐIỀU CHỈNH

Ngoài hai thông tin cố định trên, doanh nghiệp có thể thực hiện nhiều thay đổi khác trong Giấy phép kinh doanh như địa chỉ công ty, loại hình doanh nghiệp, số lượng thành viên…

Những thay đổi này thường diễn ra trong quá trình phát triển và mở rộng của doanh nghiệp.

Còn những thông tin khác trong giấy phép kinh doanh đều có thể thay đổi được bình thường.

Không những thay đổi tên công ty mà có nhiều công ty sau khi thành lập xong vừa có chứng nhận đăng ký doanh nghiệp còn thay đổi cả loại hình doanh nghiệp, thay đổi luôn số lượng thành viên trong công ty thay đổi, địa chỉ công ty cũng thay đổi, thay đổi luôn vốn điều lệ.

Thay đổi loại hình doanh nghiệp

Việc thay đổi loại hình doanh nghiệp có thể diễn ra khi công ty nhận thấy rằng mô hình hiện tại không còn đáp ứng đủ nhu cầu phát triển.

Ví dụ, một doanh nghiệp tư nhân có thể chuyển sang dạng công ty TNHH hoặc cổ phần để thu hút thêm vốn từ nhà đầu tư.

Số lượng thành viên trong công ty

Sự thay đổi về số lượng thành viên trong công ty có thể đến từ việc gia nhập hoặc rời bỏ của các thành viên.

Việc này sẽ thường kèm theo những thay đổi trong cơ cấu quản lý và sở hữu của doanh nghiệp.

Địa chỉ công ty

Trong quá trình hoạt động, có thể doanh nghiệp cần phải chuyển nơi đặt trụ sở chính hoặc mở thêm chi nhánh tại một địa điểm mới.

Việc này sẽ yêu cầu doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi trong Giấy phép kinh doanh một cách nhanh chóng để đảm bảo tính hợp pháp.

Vốn điều lệ

Vốn điều lệ là yếu tố quan trọng trong việc thể hiện năng lực tài chính của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn tăng vốn điều lệ để mở rộng quy mô hoặc giảm vốn điều lệ trong những trường hợp cần thiết như tối ưu hóa chi phí.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc giảm vốn điều lệ phải tuân thủ quy định về thời gian tối thiểu.

Khi bạn thay đổi vốn điều lệ bạn cần lưu ý, ngay sau khi có chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty có thể thực hiện tăng vốn điều lệ ngay.

Nhưng nếu muốn giảm vốn điều lệ thì cần thời gian tối thiểu 2 năm kể từ ngày có giấy chứng nhận đăng kí doanh nghiệp thì mới có thể giảm vốn được.

Còn những thông tin khác có thể thay đổi được bình thường.

Việc tăng vốn điều lệ có thể giúp doanh nghiệp có thêm nguồn lực tài chính để mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần xác định rõ lý do và cách thức tăng vốn để không làm ảnh hưởng đến sự ổn định của công ty.

Ngược lại, việc giảm vốn điều lệ thường phản ánh một tình huống khó khăn hơn, và doanh nghiệp cần phải cân nhắc kỹ lưỡng trước khi thực hiện.

Việc giảm vốn cũng có thể tác động đến hình ảnh và uy tín của công ty trong mắt khách hàng và đối tác.

LƯU Ý TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN THAY ĐỔI

Trong mọi trường hợp, doanh nghiệp nên chuẩn bị tốt hồ sơ liên quan và làm việc với các chuyên gia pháp lý để đảm bảo tất cả các thông tin được cập nhật chính xác và hợp pháp.

Việc này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rắc rối không đáng có trong tương lai.

Nhưng theo Luật Mai Sơn, bạn nên lựa chọn và quyết định những thông tin về tên công ty, địa chỉ công ty, vốn điều lệ cũng như loại hình mình chắc chắn ngay từ ban đầu luôn.

Vì khi thay đổi tên công ty, chắc chắn bạn sẽ mất thời gian còn mất thêm chi phí thay đổi tên công ty nữa.

Chi phí liên quan đến việc thay đổi tên

Việc thay đổi tên công ty không chỉ đơn thuần là thay đổi giấy tờ mà còn kéo theo nhiều chi phí phát sinh khác.

Chi phí này sẽ bao gồm lệ phí đăng ký, chi phí in ấn lại con dấu, bảng hiệu và các tài liệu liên quan khác.

Thời gian thực hiện

Thời gian để hoàn thiện thủ tục thay đổi tên cũng là một yếu tố mà doanh nghiệp cần cân nhắc.

Trong quá trình xử lý hồ sơ, doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị tâm lý cho khả năng trì hoãn từ phía các cơ quan chức năng.

HỆ QUẢ TỪ VIỆC THAY ĐỔI TÊN

Nếu doanh nghiệp không chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi thực hiện việc thay đổi tên, điều này có thể dẫn đến những hệ quả không mong muốn như lẫn lộn thông tin, gây ra khó khăn trong việc giao dịch với đối tác và khách hàng.

Nếu công ty bạn mà cần xuất hóa đơn gấp mà lỡ lúc này bạn có ký hợp đồng xong rồi,công ty không có dấu thì vừa khó cho bạn vừa khó cho khách hàng của bạn

Tiến độ công việc gặp khó khăn

Ở đây, chúng ta có thể thấy rằng việc thay đổi tên có thể làm gián đoạn tiến độ công việc của doanh nghiệp.

Những vấn đề liên quan đến việc lấy hóa đơn, xác nhận với các đối tác trước đó có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình vận hành.

Gây nhiễu thông tin cho khách hàng

Khách hàng có thể trở nên bối rối khi thấy tên công ty thay đổi, điều này có thể tạo ra sự nghi ngờ về uy tín và độ tin cậy của doanh nghiệp.

Một sự thay đổi tên không được thông báo rõ ràng có thể dẫn đến việc mất đi khách hàng thân thiết.

Bước đi thông minh trong thay đổi

Vì lý do này, doanh nghiệp cần có một kế hoạch rất rõ ràng và cụ thể trước khi quyết định thay đổi tên.

Việc này không chỉ giúp duy trì sự ổn định trong nội bộ mà còn hỗ trợ khách hàng và đối tác hiểu rõ hơn về sự thay đổi mà doanh nghiệp đang trải qua.

KẾT LUẬN

Việc thay đổi tên công ty là một quyết định không đơn giản và cần được cân nhắc kỹ lưỡng.

Nó không chỉ ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu mà còn tác động đến các hoạt động kinh doanh hàng ngày.

Do đó, hãy nắm vững các quy định của pháp luật liên quan, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và lựa chọn đơn vị hỗ trợ uy tín để đảm bảo quá trình thay đổi diễn ra thuận lợi.

Chúc bạn thành công trong công cuộc xây dựng thương hiệu và phát triển doanh nghiệp!