Văn phòng đại diện thực hiện có chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện. trong những năm qua rất nhiều Thương nhân nước ngoài đã lựa chọn hình thức mở Văn phòng đại diện tại Hà Nội để xúc tiến thị tại Hà Nội nói riêng và Việt Nam nói chung. Nhằm giúp các thương nhân nước ngoài, công ty nước ngoài thuận tiện về thủ tục pháp lý trong quá trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Nội,  Công ty Luật Mai Sơn tổng hợp các điều kiện, hồ sơ cần chuẩn bị, thủ tục và và dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Hà Nội như sau:

Cơ sở pháp lý

• Luật Thương mại năm 2005;
• Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
• Thông tư số 11/2016/TT-BCThướng dẫn Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Nội:

Thương nhân nước ngoài chỉ được cấp Giấy chứng nhận hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi có đủ các điều kiện sau:

1. Công ty nước ngoài đã được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật của nước có tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia nước này công nhận;
2. Công ty nước ngoài đã hoạt động tại nước sở tại ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
3. Trong trường hợp Giấy đăng  nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn giấy phép đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam;
4. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam.
5. Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Thông tin Thương nhân nước ngoài cần cung cấp để thành lập Văn phòng đại diện tại Hà Nội:

1. Nội dung hoạt động của công ty tại nước ngoài và nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện tại Hà Nội;
2. Thời hạn hoạt động của công ty tại nước ngoài trường hợp không ghi rõ trên giấy phép hoạt động;
3. Thông tin về tên tài khoản ngân hàng, số tài khoản ngân hàng, số điện thoại, email của công ty tại nước ngoài;
4. Số lượng Văn phòng đại diện đã thành lập tại Việt Nam;
5. Thông tin về địa chỉ trụ sở Văn phòng đại diện tại Hà Nội;
6. Thông tin về người đứng đầu Văn phòng đại diện tại Hà Nội.

Tài liệu Thương nhân nước ngoài cần cung cho Luật Mai Sơn để thành lập Văn phòng đại diện tại Hà Nội

STT	Tên tài liệu	Yêu cầu tài liệu
1.	Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện	Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện Theo Mẫu MĐ-1 của Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 11/2016/TT-BCT Do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký.
2.	Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài	Được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
3.	Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện	Bản dịch, có chứng thực
4.	Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất	Bản dịch, có chứng thực
5.	Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện	Bản dịch, có chứng thực
6.	Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:  Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện; Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định pháp luật.	Bản dịch, có chứng thực các tài liệu
7.	Ủy quyền khắc dấu cho Văn phòng đại diện tại Việt Nam (Áp dụng trong trường hợp trưởng văn phòng đại diện không thể đi cùng Luật Mai Sơn  làm thủ tục khắc dấu tại cơ quan Công An)	Bản dịch, có chứng thực nếu ký và đóng dấu tại nước ngoài.  Trường hợp ký tại Việt Nam phải được công chứng.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Hà Nội.

1. Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
2. Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập xác nhận;
3. Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài;
4. Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
5. Hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
6. Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
   • Hợp đồng thuê văn phòng sao y chứng thực;
   • Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản);
   • Ngoài ra, địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện công ty nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật

Các bước thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Nội

Bước 1: Cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài:

Thời hạn hoàn thành từ 07 – 10 ngày làm việc;

Bước 2: Khắc dấu tròn và đăng ký mẫu dấu của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Thời hạn hoàn thành: 05 ngày làm việc;

Bước 3: Đăng ký cấp Thông báo mã số thuế của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Thời hạn hoàn thành: 05 -07 ngày làm việc.

Các trường hợp không cấp phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Nội

Cơ quan cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Nội trong các trường hợp sau đây:

1. Thương nhân nước ngoài không đáp ứng đủ các điều kiện quy định nêu trên.
2. Thương nhân nước ngoài chỉ kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc Danh mục hàng hoá, dịch vụ cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam.
3. Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
4. Có bằng chứng cho thấy việc thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài gây phương hại đến quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức, thuần phong mỹ tục Việt Nam và sức khoẻ của nhân dân, làm huỷ hoại tài nguyên, phá huỷ môi trường.
5. Nộp hồ sơ không hợp lệ và không bổ sung đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép.

Công bố thông tin về văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Nội

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn và thu hồi Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình các nội dung sau:

1. Tên, địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện;
2. Tên, địa chỉ trụ sở của thương nhân nước ngoài;
3. Người đứng đầu văn phòng đại diện;
4. Số, ngày cấp, thời hạn của Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép;
5. Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện;
6. Ngày cấp lại, điều chỉnh, gia hạn và thu hồi Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

Chế độ báo cáo hoạt động văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Nội:

1. Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Sở Công Thương.
2. Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

Các thủ tục sau thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Nội

1. Mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện;
2. Định kỳ hàng năm, trước ngày 30 tháng 01 năm kế tiếp, Văn phòng đại diện, phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới Sở Công thương (theo mẫu);
3. Lập sổ quỹ tiền mặt ghi nhận toàn bộ khoản thu chi trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện;
4. Xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện (nếu có);
5. Ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
6. Hàng năm Công ty nước ngoài phải xác nhận lương và thu nhập (theo mẫu) cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
7. Nộp thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện (nếu có). Lưu ý, khi nộp thuế lưu lại toàn bộ tờ khai nộp thuế và biên lai thu thuế của cơ quan nhà nước và quyết toán thuế thu nhập hàng năm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
8. Các nghĩa vụ khác theo qui định của pháp luật hiện hành;

Hồ sơ pháp lý cần lưu giữ trong suốt quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Nội

1. Giấy phép hoạt động;
2. Dấu, Giấy chứng nhận mẫu dấu;
3. Thông báo mã số thuế nộp hộ của Văn phòng đại diện;
4. Các hồ sơ, chứng từ như đã hướng dẫn mục trên.

Dịch vụ thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Nội của Luật Mai Sơn

• Tư vấn trước thành lập về các vấn đề liên quan đến việc thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Nội;
• Soạn thảo hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Nội phù hợp với các yêu cầu của Khách hàng và quy định của pháp luật;
• Xin cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Nội
• Đăng ký cấp con dấu và Giấy chứng nhận mẫu dấu cho Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Nội;
• Đăng ký và hoàn thành thủ tục cấp Thông báo mã số thuế cho Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Nội;
• Tư vấn các thủ tục sau thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Nội;
• Kê khai thủ tục nhân sự, lao động của văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Hà Nội với Sở Công thương, cơ quan bảo hiểm xã hội;
• Tư vấn thủ tục pháp lý, đại diện cho văn phòng đại diện quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện tại Hà Nội.