Văn phòng đại diện là gì? Một doanh nghiệp có thể thành lập tối đa bao nhiêu văn phòng đại diện?

Theo Khoản 2 Điều 44  Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về văn phòng đại diện như sau:

Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp

…

2. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

…

Theo đó, văn phòng đại diện là đơn vị hợp pháp trực thuộc doanh nghiệp và chỉ có chức năng thay mặt doanh nghiệp về mặt hành chính.

Căn cứ theo khoản 1 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020  quy định về đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; thông báo địa điểm kinh doanh như sau:

Đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; thông báo địa điểm kinh doanh

1. Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.

…

Như vậy, hiện nay pháp luật không giới hạn tối đa số văn phòng đại diện doanh nghiệp được phép thành lập.

Con dấu của văn phòng đại diện được quy định như thế nào? Lệ phí thành lập văn phòng đại diện là bao nhiêu?

Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của văn phòng đại diện của doanh nghiệp.

Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.

Như vậy, không yêu cầu bắt buộc văn phòng đại diện phải có con dấu, nên việc văn phòng đại diện có con dấu hay không phụ thuộc vào quyết định của doanh nghiệp hoặc điều lệ công ty.

Lệ phí thành lập văn phòng đại diện là toàn bộ các khoản phí; lệ phí mà công ty phải bỏ ra trong toàn bộ quá trình thành lập văn phòng đại diện.

Lệ phí thành lập văn phòng đại diện được quy định cụ thể; trong Biểu phí ban hành kèm theo.Thông tư 47/2019/TT – BTC Theo đó, lệ phí thành lập văn phòng đại diện bao gồm:

Lệ phí thành lập văn phòng đại diện công ty (lệ phí cấp mới Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của công ty) là 50.000 đồng.

Lệ phí thành lập văn phòng đại diện công ty quy định phía trên được gọi là lệ phí nhà nước. Ngoài ra, công ty cần bỏ ra thêm các khoản khác như phí khắc con dấu, phí dịch vụ.

Phí khắc con dấu là phí trả cho đơn vị cung cấp dịch vụ khắc con dấu. Phí khắc con dấu sẽ phụ thuộc vào số lượng mẫu con dấu; kích thước con dấu, loại con dấu và đơn vị cung cấp dịch vụ khắc con dấu.

Phí dịch vụ là phí trả cho đơn vị cung cấp dịch vụ; thành lập văn phòng đại diện cho công ty. Phí dịch vụ sẽ phụ thuộc và đơn vị đó quy định; có thể bao gồm hoặc không bao gồm lệ phí nhà nước và phí khắc con dấu.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm những gì?

Theo Điều 31  Nghị định 01/2021/NĐ -CP quy định hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, thông báo lập địa điểm kinh doanh như sau:

Hồ Sơ, trình tự, thủ tục đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, thông báo lập địa điểm kinh doanh

1. Hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện

Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

a) Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;

b) Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;

c) Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.

Theo đó, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm:

+ Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;

+ Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện;

+ Bản sao các giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.

Trường hợp văn phòng đại diện lập văn phòng ở nước ngoài thì hồ sơ gồm:

+ Thông báo về việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài;

+ Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương.