HƯỚNG DẪN XUẤT HÓA ĐƠN KHI BÁN HÀNG QUA SÀN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

Trong thời đại công nghệ số ngày nay, việc mua sắm và kinh doanh qua sàn thương mại điện tử trở nên ngày càng phổ biến. Các công ty và cá nhân đều tận dụng các nền tảng như Shopee, Lazada, Tiki, và Sendo để bán hàng và mở rộng thị trường. Tuy nhiên, cùng với việc kinh doanh trực tuyến, một trong những vấn đề quan trọng mà người bán cần chú ý là xuất hóa đơn khi bán hàng qua sàn thương mại điện tử. Vậy quy trình xuất hóa đơn như thế nào? Cần phải làm gì để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về việc xuất hóa đơn khi bán hàng qua sàn thương mại điện tử.

1. BÁN HÀNG QUA SÀN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ CÓ PHẢI XUẤT HÓA ĐƠN KHÔNG?

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, các công ty, tổ chức khi kinh doanh phải tuân thủ các quy định về thuế và xuất hóa đơn. Điều này áp dụng cho mọi hình thức kinh doanh, bao gồm cả việc bán hàng qua sàn thương mại điện tử. Dù là bán hàng trực tiếp tại cửa hàng hay bán qua các nền tảng thương mại điện tử, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán đều có nghĩa vụ xuất hóa đơn cho người mua.

Cụ thể, theo Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ, việc xuất hóa đơn là bắt buộc trong các trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, kể cả khi hàng hóa được cung cấp dưới hình thức khuyến mãi, biếu tặng, hoặc tiêu dùng nội bộ. Các công ty bán hàng qua sàn thương mại điện tử cũng không phải ngoại lệ. Dù là giá trị hàng hóa nhỏ hay lớn, công ty vẫn phải xuất hóa đơn khi giao dịch hoàn tất.

Lưu ý: Việc xuất hóa đơn cho đơn hàng không phụ thuộc vào việc khách hàng đã thanh toán đủ hay chưa. Hóa đơn phải được xuất khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, dù tiền đã được thu hay chưa.

2. THỜI ĐIỂM XUẤT HÓA ĐƠN KHI BÁN HÀNG QUA SÀN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

Một trong những vấn đề quan trọng mà người bán qua sàn thương mại điện tử cần lưu ý là thời điểm xuất hóa đơn. Theo Khoản 1, Điều 7, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Điều này có nghĩa là khi bạn bán hàng qua sàn thương mại điện tử, hóa đơn cần phải được xuất khi người mua nhận được hàng, chứ không phải khi khách hàng thanh toán.

Do đó, các công ty bán hàng qua các nền tảng thương mại điện tử cần chú ý đến thời điểm giao hàng và xuất hóa đơn sao cho đúng với quy định. Mỗi khi đơn hàng được giao thành công, bạn phải xuất hóa đơn cho đơn hàng đó, không nên gom hóa đơn của một ngày hoặc một tuần để xuất cùng lúc. Điều này nhằm đảm bảo tính chính xác và đúng quy định về việc lập hóa đơn và kê khai thuế.

3. CÁCH TÍNH SỐ TIỀN TRÊN HÓA ĐƠN

Số tiền trên hóa đơn phải được ghi theo đúng số tiền mà khách hàng thanh toán cho đơn hàng đó. Tuy nhiên, đối với các chương trình khuyến mãi hoặc mã giảm giá, việc tính số tiền trên hóa đơn có sự khác biệt tùy thuộc vào nguồn gốc của giảm giá.

• Giảm giá từ sàn thương mại điện tử: Nếu khách hàng sử dụng mã giảm giá do sàn thương mại điện tử cung cấp (ví dụ: giảm giá theo chương trình của Shopee, Lazada), số tiền trên hóa đơn phải là số tiền chưa bao gồm giảm giá. Điều này có nghĩa là bạn sẽ xuất hóa đơn cho số tiền mà khách hàng đã thanh toán cho sản phẩm, không tính cả phần giảm giá do sàn thương mại điện tử cung cấp.
• Giảm giá do công ty cung cấp: Nếu công ty bạn trực tiếp cung cấp mã giảm giá cho khách hàng, thì số tiền trên hóa đơn sẽ là số tiền đã trừ đi giảm giá. Bạn sẽ xuất hóa đơn cho số tiền mà khách hàng thực sự thanh toán sau khi đã áp dụng mã giảm giá.

Bên cạnh đó, thuế VAT là yếu tố không thể thiếu trong việc xuất hóa đơn. Khi xuất hóa đơn, số tiền trên hóa đơn phải bao gồm thuế VAT (nếu có), trừ khi hàng hóa hoặc dịch vụ được miễn thuế theo quy định của pháp luật.

4. CÁC LOẠI HÓA ĐƠN KHI BÁN HÀNG QUA SÀN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

Có nhiều loại hóa đơn mà công ty có thể sử dụng khi bán hàng qua sàn thương mại điện tử, bao gồm hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy. Hiện nay, hầu hết các công ty bán hàng qua sàn thương mại điện tử đều sử dụng hóa đơn điện tử bởi tính tiện lợi và tiết kiệm chi phí.

• Hóa đơn điện tử: Là loại hóa đơn được lập và gửi qua hệ thống điện tử. Đây là hình thức hóa đơn đang được khuyến khích sử dụng vì có thể dễ dàng phát hành, lưu trữ và kiểm tra. Các nền tảng thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Tiki đều cho phép người bán tích hợp hệ thống hóa đơn điện tử với các phần mềm kế toán hoặc công cụ của sàn. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn giấy và giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn và lưu trữ.
• Hóa đơn giấy: Đây là loại hóa đơn truyền thống, tuy nhiên, trong bối cảnh thương mại điện tử phát triển mạnh mẽ, việc sử dụng hóa đơn giấy ngày càng ít đi, vì tốn kém thời gian và chi phí. Tuy nhiên, nếu công ty bạn vẫn muốn sử dụng hóa đơn giấy, bạn cần phải đảm bảo rằng hóa đơn được phát hành hợp pháp và có đầy đủ các thông tin cần thiết.

Việc xuất hóa đơn khi bán hàng qua sàn thương mại điện tử không chỉ giúp công ty tuân thủ quy định của pháp luật mà còn giúp đảm bảo quyền lợi cho khách hàng và tạo sự minh bạch trong các giao dịch. Hóa đơn là một chứng từ quan trọng để chứng minh giao dịch giữa người bán và người mua, đồng thời là căn cứ để kê khai thuế và quyết toán thuế đối với cơ quan thuế.

Ngoài ra, việc xuất hóa đơn cũng giúp công ty ghi nhận doanh thu và chi phí, từ đó phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và báo cáo thuế. Hơn nữa, với các khách hàng, hóa đơn là minh chứng cho việc họ đã thanh toán và có thể sử dụng để yêu cầu bảo hành hoặc đổi trả sản phẩm nếu cần.

5. NHỮNG LƯU Ý KHI XUẤT HÓA ĐƠN KHI BÁN HÀNG QUA SÀN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

• Đảm bảo tính chính xác của hóa đơn: Hóa đơn cần ghi đầy đủ thông tin, bao gồm tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, tên người mua, thông tin sản phẩm, số tiền, thuế VAT (nếu có), và thời điểm xuất hóa đơn.
• Cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử: Nếu bạn sử dụng hóa đơn điện tử, hãy đảm bảo rằng phần mềm hóa đơn của bạn đã được cập nhật và hoạt động đúng quy định của pháp luật.
• Lưu trữ hóa đơn: Mặc dù hóa đơn điện tử có thể được lưu trữ trực tuyến, bạn vẫn cần tuân thủ các quy định về lưu trữ hóa đơn, để đảm bảo rằng bạn có thể cung cấp hóa đơn khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra.

Kết luận

Việc xuất hóa đơn khi bán hàng qua sàn thương mại điện tử là một yêu cầu pháp lý bắt buộc. Việc hiểu và thực hiện đúng các quy định về hóa đơn giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, giảm thiểu rủi ro và xây dựng niềm tin với khách hàng. Nếu công ty bạn đang gặp khó khăn trong việc xử lý hóa đơn khi bán hàng qua sàn thương mại điện tử, hãy tham khảo ý kiến của các chuyên gia thuế hoặc sử dụng các phần mềm hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử để đảm bảo việc kinh doanh diễn ra thuận lợi và hiệu quả.