HỢP THỨC HOÁ CHI PHÍ VẬN TẢI

Để hợp thức hóa chi phí vận tải và đưa các khoản chi này vào chi phí hợp lý của công ty, bạn cần tuân thủ các quy định của pháp luật và thực hiện đầy đủ các thủ tục chứng minh chi phí phát sinh từ hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty. Nếu công ty thuê vận chuyển hàng hóa từ các cá nhân mà không có hóa đơn hợp lệ, vẫn có thể kê khai chi phí này vào chi phí hợp lý, miễn là công ty chứng minh được rằng các khoản chi này là thực tế phát sinh và hợp lý. Dưới đây là chi tiết về cách hợp thức hóa chi phí vận tải trong các trường hợp khác nhau.

1. Trường hợp thuê vận chuyển có giá trị dưới 2 triệu đồng mỗi lần hoặc dưới 2 triệu đồng mỗi tháng

Đây là trường hợp khá phổ biến khi công ty thuê xe cá nhân hoặc các phương tiện vận chuyển nhỏ để thực hiện giao nhận hàng hóa. Để kê khai chi phí hợp lý trong trường hợp này, công ty cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

Hợp đồng vận chuyển: Hợp đồng giữa công ty và bên vận chuyển phải được ký kết rõ ràng, nêu chi tiết các điều khoản về dịch vụ vận chuyển, giá cả và thời gian thực hiện.
Chứng minh nhân dân (CMND) hoặc căn cước công dân của bên vận chuyển: Đảm bảo rằng bên cung cấp dịch vụ là cá nhân hợp pháp và có thể liên hệ được nếu có vấn đề phát sinh.
Biên bản nghiệm thu việc cung ứng dịch vụ vận chuyển: Biên bản này xác nhận rằng dịch vụ đã được thực hiện đầy đủ và đạt yêu cầu, đảm bảo các khoản chi là hợp lý và có thực.
Chứng từ thanh toán: Để chứng minh rằng công ty đã thanh toán chi phí vận chuyển thực tế, chứng từ thanh toán là bắt buộc. Đây có thể là biên lai thanh toán tiền mặt, chứng từ chuyển khoản qua ngân hàng hoặc chứng từ thanh toán qua hình thức khác.
Bản kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) – bản K01: Đây là bản kê khai thuế mà công ty phải nộp cho cơ quan thuế khi thanh toán cho cá nhân cung cấp dịch vụ vận chuyển.

2. Trường hợp thuê cá nhân vận chuyển có giá trị từ 2 triệu đồng mỗi lần trở lên hoặc dưới 100 triệu đồng mỗi năm

Khi giá trị của hợp đồng vận chuyển tăng lên, các thủ tục chứng minh chi phí hợp lý cũng trở nên chặt chẽ hơn. Công ty cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

Hợp đồng vận chuyển: Cần có hợp đồng rõ ràng giữa công ty và cá nhân cung cấp dịch vụ, thể hiện rõ ràng các điều khoản thỏa thuận, bao gồm giá cước, phương tiện vận chuyển, thời gian thực hiện và các yêu cầu khác.
Biên bản nghiệm thu việc cung ứng dịch vụ: Đây là biên bản xác nhận dịch vụ đã được thực hiện đầy đủ và đạt yêu cầu, tạo cơ sở hợp lý để công ty kê khai chi phí.
Chứng từ thanh toán: Công ty phải có chứng từ thanh toán hợp lệ để chứng minh đã chi trả khoản tiền này cho dịch vụ vận chuyển.
Bản kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) – bản K01: Nếu chi phí này được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp, công ty cần kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp đúng quy định.
Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân mức 10%: Đối với cá nhân cung cấp dịch vụ có thu nhập từ 2 triệu đồng trở lên mỗi lần, công ty cần thực hiện khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân theo quy định của pháp luật.

Nếu là hộ kinh doanh cá thể cung cấp dịch vụ vận chuyển, không cần phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Tuy nhiên, công ty vẫn phải có hóa đơn xuất kho để chứng minh việc cung cấp dịch vụ là hợp lý.

3. Trường hợp thuê cá nhân vận chuyển có giá trị từ 100 triệu đồng trở lên

Đây là trường hợp có giá trị hợp đồng vận chuyển lớn, do đó thủ tục chứng minh chi phí hợp lý cần phải chi tiết và đầy đủ hơn. Công ty cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

Hợp đồng vận chuyển: Hợp đồng này cần có đầy đủ thông tin về dịch vụ vận chuyển, giá trị hợp đồng, phương thức thanh toán và các điều khoản cam kết từ cả hai bên.
Biên bản nghiệm thu việc cung ứng dịch vụ: Công ty phải có biên bản xác nhận dịch vụ đã được cung cấp đầy đủ và đạt chất lượng yêu cầu.
Hóa đơn bán hàng: Đối với hợp đồng có giá trị lớn, công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển cần xuất hóa đơn bán hàng hợp lệ để chứng minh rằng dịch vụ đã được thực hiện và doanh thu từ dịch vụ đó là hợp pháp.
Chứng từ thanh toán: Chứng từ thanh toán có thể là chuyển khoản qua ngân hàng nếu khoản thanh toán vượt quá 20 triệu đồng. Việc chuyển khoản qua ngân hàng là yêu cầu bắt buộc đối với các giao dịch lớn để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp.

Bên cạnh đó, công ty cần lưu ý rằng các khoản chi phí này phải thực sự phát sinh trong hoạt động kinh doanh, và phải đảm bảo tính hợp lý của chi phí theo quy định của pháp luật thuế và kế toán.

Kết luận

Việc hợp thức hóa chi phí vận tải không phải là vấn đề quá phức tạp nếu công ty tuân thủ đầy đủ các quy định về hợp đồng, chứng từ thanh toán và kê khai thuế. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, giấy tờ liên quan sẽ giúp công ty đảm bảo rằng các chi phí vận tải này được chấp nhận là chi phí hợp lý trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty, từ đó tránh được các rủi ro về thuế và pháp lý.

——————