Hợp thức hóa chi phí là một vấn đề quan trọng mà mọi công ty, đặc biệt là các công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất phần mềm, cần phải quan tâm.
Đặc điểm của ngành này thường không có nhiều hóa đơn đầu vào, do đó, việc hợp thức hóa các chi phí là rất cần thiết để đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp và tuân thủ pháp luật.
Hôm nay, các bạn và Luật Mai Sơn hãy cùng nhau khám phá xem nếu kinh doanh ngành phần mềm, sản xuất phần mềm thì chúng ta sẽ hợp thức hóa chứng từ cho công ty này như thế nào nhé.
Đặc thù của ngành kinh doanh sản xuất phần mềm này là rất ít hóa đơn đầu vào do các công ty này gần như không có nguyên liệu đầu vào. Đầu vào của các công ty này đa phần là lương của nhân sự.
Rất ít có những loại hóa đơn đầu vào khác.
Vậy hôm nay chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu làm thế nào để công ty sản xuất phần mềm hợp thức hóa chứng từ lương cũng như những chi phí khác kèm lương vào chi phí hợp lý của công ty sản xuất phần mềm.
HỢP THỨC HÓA CHI PHÍ LƯƠNG
Để đưa được lương của nhân viên vào chi phí hợp lý, khoản chi lương này cần đáp ứng những điều kiện chứng minh đây là khoản chi thực tế của công ty. Những loại giấy tờ để chứng minh được đây là khoản chi thực tế của công ty cơ bản có như sau:
Hợp Đồng Lao Động
Hợp đồng lao động là tài liệu pháp lý cực kỳ quan trọng trong việc xác định mối quan hệ giữa công ty và nhân viên.
Một hợp đồng lao động hợp lệ cần được ký kết giữa hai bên, ghi rõ các điều khoản về mức lương, phụ cấp, chế độ bảo hiểm, thời gian làm việc và thời hạn hợp đồng.
Việc có hợp đồng lao động không chỉ giúp công ty bảo vệ quyền lợi của mình mà còn đảm bảo rằng nhân viên hiểu rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của mình trong công việc. Điều này rất cần thiết để tránh những tranh chấp về sau, cũng như tạo dựng lòng tin giữa hai bên.
Bảng Chấm Công Hàng Tháng
Chấm công hàng tháng là một bước rất quan trọng trong quy trình quản lý nhân sự tại công ty.
Nó giúp xác định số ngày làm việc thực tế của từng nhân viên, từ đó tính toán chính xác tiền lương cần chi trả.
Việc chấm công nên được thực hiện theo quy định của pháp luật, với đầy đủ bản ghi chấm công được lưu trữ.
Hệ thống chấm công có thể là tự động hoặc thủ công, nhưng điều quan trọng là phải đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
Nếu công ty gặp khó khăn trong việc kiểm soát thời gian làm việc của nhân viên, có thể dẫn đến sai sót trong thanh toán lương, gây ảnh hưởng đến quan hệ lao động.
Bảng Thanh Toán Tiền Lương
Bảng thanh toán tiền lương là tài liệu tổng hợp các khoản chi trả mà công ty dành cho nhân viên, từ lương cơ bản đến các khoản phụ cấp, thưởng và khấu trừ.
Bảng này cần được lập một cách rõ ràng, chính xác và có chữ ký của cả người lập bảng và người đại diện công ty.
Một bảng thanh toán tiền lương chuyên nghiệp không chỉ giúp công ty kiểm soát chi phí tốt hơn mà còn là một thông tin hữu ích khi cần báo cáo thuế hay kiểm tra từ các cơ quan chức năng.
Sự minh bạch trong bảng thanh toán cũng tạo cảm giác yên tâm cho nhân viên về quyền lợi của họ.
Phiếu Thanh Toán Lương Hoặc Chứng Từ Thanh Toán Qua Ngân Hàng
Để đảm bảo khoản chi lương được xem là hợp lệ, công ty cần cung cấp phiếu thanh toán lương hoặc chứng từ chuyển khoản qua ngân hàng.
Đây là bằng chứng cho thấy công ty thật sự đã chi trả tiền lương cho nhân viên. Chứng từ này cần ghi rõ thông tin về người nhận tiền, số tiền, mục đích thanh toán, v.v.
Khi có chứng từ thanh toán rõ ràng, công ty sẽ dễ dàng hơn trong việc giải trình với cơ quan thuế về các khoản chi phí lương.
Điều này cũng ngăn ngừa những rắc rối có thể xảy ra khi công ty bị yêu cầu cung cấp thông tin về các khoản chi này.
Ngoài ra, vẫn có một số loại giấy tờ khác dùng để chứng minh chi phí lương là chi phí hợp lý của công ty, chẳng hạn như quy chế chi trả lương, biên bản họp về quyết định mức lương và các văn bản liên quan đến việc điều chỉnh lương.
Ngoài những chi phí lương, nếu bạn là người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội, thì công ty bạn phải tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động.
Sau khi có đủ những loại giấy tờ chứng minh đây là khoản chi thực tế của công ty, thì công ty có thể đưa chi phí lương vào chi phí hợp lý của công ty.
HỢP THỨC HÓA CHI PHÍ VĂN PHÒNG
Ngoài chi phí lương, những khoản chi phí phục vụ cho văn phòng cũng được tính là chi phí hợp lý của công ty, như tiền thuê văn phòng, tiền chi phí điện nước, chi phí internet, chi phí tiếp khách, chi phí văn phòng phẩm, chi phí sửa chữa bảo hành thiết bị như máy tính chẳng hạn.
Tiền Thuê Văn Phòng
Tiền thuê văn phòng là khoản chi lớn cho bất kỳ công ty nào, đặc biệt là các công ty phần mềm. Hóa đơn thuê văn phòng cần ghi rõ thông tin bên cho thuê, bên thuê, địa chỉ, thời gian thuê, giá thuê.
Các thông tin này cần phải chính xác để tránh những rắc rối về sau.
Việc có hóa đơn thuê văn phòng sẽ giúp công ty chứng minh được rằng khoản chi này là cần thiết cho hoạt động kinh doanh, từ đó có thể đưa vào danh sách chi phí hợp lý.
Ngoài ra, việc lưu trữ và bảo quản hóa đơn thuê văn phòng cũng cần được chú trọng để phục vụ cho việc kiểm tra thuế sau này.
Tiền Chi Phí Điện Nước
Chi phí điện nước cũng là một trong những khoản chi không thể thiếu trong hoạt động của công ty. Hóa đơn điện nước cần có thông tin về số công tơ, mức tiêu thụ, giá tiền.
Công ty cần ghi nhận lại các hóa đơn này để chứng minh rằng các chi phí này là thực tế và hợp lý.
Ngoài ra, việc tiết kiệm chi phí điện nước cũng là một phần quan trọng. Công ty có thể áp dụng các biện pháp sử dụng năng lượng hiệu quả để giảm thiểu chi phí này, từ đó nâng cao lợi nhuận.
Chi Phí Internet
Trong thời đại công nghệ số, việc sử dụng internet là rất cần thiết cho hoạt động sản xuất phần mềm. Hóa đơn internet cần ghi rõ thông tin về nhà cung cấp dịch vụ, địa chỉ, gói cước, thời gian sử dụng.
Chi phí internet không chỉ là một khoản chi phí vận hành mà còn là một yếu tố quyết định đến năng suất làm việc của nhân viên. Do đó, việc lựa chọn gói dịch vụ phù hợp và kiểm soát chi phí internet là rất quan trọng.
Chi Phí Tiếp Khách
Chi phí tiếp khách cũng được xem là một phần quan trọng trong chiến lược phát triển kinh doanh của công ty. Hóa đơn chi phí tiếp khách cần ghi rõ thông tin về đối tác, mục đích tiếp khách, số tiền chi tiêu.
Việc ghi chép và lưu trữ hóa đơn tiếp khách không chỉ giúp công ty chứng minh tính hợp lý của khoản chi này mà còn hỗ trợ trong việc đánh giá hiệu quả của các cuộc gặp gỡ và giao dịch.
Các chi phí văn phòng khác như chi phí văn phòng phẩm và chi phí sửa chữa bảo hành thiết bị cũng cần được hợp thức hóa bằng các loại hóa đơn chứng từ rõ ràng.
Chỉ cần thông tin trên hóa đơn đúng với thông tin của công ty thì có thể đưa vào chi phí hợp lý của công ty.
Hợp Thức Hóa Chi Phí Mua Sắm Thiết Bị
Chi phí mua máy tính dùng cho văn phòng cho nhân sự của mình cũng nên được đưa vào chi phí hợp lý của công ty.
Cũng như chi phí phục vụ cho văn phòng, chi phí mua máy tính dùng cho văn phòng phải có hóa đơn chứng từ rõ ràng, thông tin trên hóa đơn phải trùng với thông tin trên công ty.
Hóa Đơn Mua Máy Tính
Khi công ty tiến hành mua sắm máy tính hoặc thiết bị văn phòng khác, việc có hóa đơn rõ ràng là rất quan trọng. Hóa đơn này cần phải thể hiện đầy đủ thông tin về sản phẩm, giá cả, và nhà cung cấp.
Nếu hóa đơn trên 20 triệu đồng, công ty phải thanh toán bằng tài khoản ngân hàng của công ty mình sang tài khoản công ty của đối tác cung cấp máy tính.
Việc thanh toán bằng tài khoản ngân hàng giúp minh bạch nguồn gốc số tiền và là một trong những biện pháp phòng ngừa rủi ro về mặt tài chính cho công ty.
Quản Lý Tài Sản
Công ty cũng cần có các biện pháp quản lý tài sản chặt chẽ để đảm bảo rằng các thiết bị văn phòng được sử dụng hiệu quả.
Việc quản lý tài sản không chỉ giúp công ty tiết kiệm chi phí mà còn tăng cường khả năng kiểm soát nội bộ.
Công ty có thể áp dụng các phần mềm quản lý tài sản để theo dõi tình trạng và vị trí của thiết bị, từ đó dễ dàng trong việc bảo trì và nâng cấp.
Chi Phí Khấu Hao
Một vấn đề cần được lưu ý khi hợp thức hóa chi phí mua sắm thiết bị là chi phí khấu hao.
Các thiết bị như máy tính thường cần được khấu hao theo thời gian sử dụng. Công ty cần xác định đúng tỷ lệ khấu hao để đảm bảo rằng các khoản chi phí này được phản ánh chính xác trong báo cáo tài chính.
Việc khấu hao đúng cách không chỉ giúp công ty tiết kiệm thuế mà còn tạo ra một bức tranh rõ ràng về sức khỏe tài chính của doanh nghiệp. Điều này cũng giúp công ty chuẩn bị tốt hơn cho các kế hoạch đầu tư trong tương lai.
MỘT SỐ LƯU Ý KHÁC VỀ HỢP THỨC HÓA CHI PHÍ
Tất cả các chi phí trên đều cần phải được hợp thức hóa một cách cẩn thận để đảm bảo rằng công ty tuân thủ theo quy định của pháp luật. Dưới đây là một số lưu ý mà các công ty phần mềm nên chú ý khi hợp thức hóa chi phí.
Bảo Quản Chứng Từ
Công ty cần lưu trữ cẩn thận, đầy đủ các loại hóa đơn, chứng từ liên quan đến chi phí. Thời gian lưu trữ cần tuân thủ theo quy định của pháp luật.
Việc bảo quản chứng từ không chỉ giúp công ty dễ dàng truy xuất thông tin khi cần thiết mà còn là một phần quan trọng trong việc chuẩn bị cho các cuộc kiểm tra từ cơ quan thuế.
Phân Loại Chứng Từ
Phân loại chứng từ theo từng nhóm chi phí sẽ giúp công ty dễ dàng quản lý và kiểm soát hơn. Có thể phân loại thành các nhóm như chi phí lương, chi phí văn phòng, chi phí mua sắm thiết bị, v.v.
Việc phân loại này sẽ hỗ trợ cho quá trình lập báo cáo và quản lý tài chính của công ty trở nên hiệu quả hơn.
Các bộ phận khác nhau cũng có thể sử dụng các thông tin này để đưa ra quyết định phù hợp.
Kiểm Tra Tính Hợp Lệ Của Chứng Từ
Trước khi đưa vào chi phí hợp lý, công ty cần kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ.
Đảm bảo rằng các thông tin trên chứng từ là chính xác, đầy đủ và hợp pháp. Việc kiểm tra này sẽ giúp công ty tránh được những rắc rối không đáng có liên quan đến thuế.
Tuân Thủ Quy Định Pháp Luật
Cuối cùng, việc hợp thức hóa chi phí cần tuân thủ theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế. Công ty nên thường xuyên cập nhật các quy định mới để đảm bảo rằng mình luôn tuân thủ đúng các yêu cầu pháp lý.
Kết Luận
Và đó là những chi phí thường thấy của công ty sản xuất phần mềm và đó cũng là cách để đưa vào chi phí hợp lý của công ty.
Việc hợp thức hóa chi phí không chỉ giúp công ty tiết kiệm chi phí thuế mà còn giúp công ty minh bạch hóa hoạt động kinh doanh, nâng cao uy tín và tạo dựng niềm tin với các đối tác, khách hàng.
Nếu bạn có một loại chi phí nào đó không biết là chi phí hợp lý của công ty hay không, thì bạn đừng ngần ngại mà hãy liên hệ với Luật Mai Sơn.
Chúng tôi hy vọng sẽ được đồng hành cùng công ty bạn trên con đường phát triển của mình.
———
Thông tin liên hệ: 097.585.2995 – Giám đốc Vũ Kim Lương
Email: luatmaison.info@gmail.com
Địa chỉ văn phòng: Liền kề 28.5- Khu D – Khu đô thị Geleximco Lê Trọng Tấn- P.Dương Nội – Q. Hà Đông – Hà Nội
