Cách Xử Lý Khi Công Ty Có Chi Phí Nhưng Không Có Hóa Đơn

Hôm nay bạn hãy cùng Luật Mai Sơn nói về một trong những chủ đề kế toán mà chắc chắn sẽ có khá nhiều doanh nghiệp đang rất bận tâm.

Chủ đề kế toán hôm nay là: Công ty có chi phí nhưng không có hóa đơn thì xử lý như thế nào? Ví dụ là chi phí hoa hồng bán hàng của nhân viên chẳng hạn.

Thật ra phần chi phí mà công ty không có hóa đơn vẫn có thể đưa vào chi phí hợp lý của công ty. Chi phí hoa hồng bán hàng của nhân viên cũng vậy, vẫn có thể đưa vào chi phí hợp lý của công ty.

HỢP LÝ HÓA CHI PHÍ HOA HỒNG BÁN HÀNG

Đầu tiên, chúng ta sẽ cùng nói về trường hợp cụ thể là chi phí hoa hồng bán hàng của nhân viên trước.

Sau đó cùng nhau phân tích công ty có chi phí nhưng không có hóa đơn thì đưa vào chi phí hợp lý của công ty như thế nào.

Chi phí hoa hồng bán hàng của nhân viên được tính là lương của nhân viên, nên khi đưa vào chi phí hợp lý của công ty, phần chi phí này sẽ nằm trong bảng lương của công ty.

Và hồ sơ công ty cần chuẩn bị để có thể đưa chi phí lương vào chi phí hợp lý của công ty như sau:

Hợp đồng lao động;
Có quy chế tiền lương, thưởng phụ cấp (quy chế phải ghi rõ điều kiện hưởng và mức hưởng);
Có bảng chấm công hàng tháng;
Có bảng thanh toán tiền lương;
Có than bản lương do công ty tự xây dựng;
Có phiếu chi thanh toán lương hoặc chứng từ ngân hàng để thanh toán qua tài khoản ngân hàng;
Nếu cá nhân đủ điều kiện ủy quyền cho công ty quyết toán thì phải làm mẫu 08 giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN;
Tờ khai thuế thu nhập cá nhân hàng tháng, hàng quý;
Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân cuối năm;
Chứng từ nộp thuế thu nhập cá nhân (nếu có).

Và lưu ý, hoa hồng bán hàng của nhân viên sẽ được cộng vào tổng thu nhập hàng tháng.

Nếu nhân viên có tổng thu nhập vượt mức phải đóng thuế thu nhập cá nhân thì công ty phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của cá nhân đó và nộp thuế thu nhập cá nhân vào kho bạc nhà nước.

HỢP THỨC HÓA CHI PHÍ KHÔNG CÓ HÓA ĐƠN

Tiếp theo, đó là trường hợp tổng quát: “Công ty có chi phí nhưng không có hóa đơn thì đưa vào chi phí hợp lý của công ty như thế nào?”

Theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC) nhưng không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp:

– Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt bán ra trực tiếp;

– Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;

– Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;

– Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;

– Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;

– Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế GTGT.

Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực.

Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ được phép lập Bảng kê và được tính vào chi phí được trừ. Các khoản chi phí này không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Trường hợp giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bản kê cao hơn giá trị thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá trị thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường xác định lại mức giá để tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Như vậy, dù chi phí không hóa đơn thì công ty vẫn có thể lập bảng kê để đưa vào chi phí hợp lý của công ty.

Nhưng ngoài bảng kê ra thì công ty cần phải chuẩn bị thêm một số giấy tờ khác để chứng minh đây là chi phí phát sinh thực tế trong công ty và phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty thì mới có thể hợp thức hóa những chi phí này.

Ví dụ, nếu công ty mua hàng nông sản thì ngoài bảng kê 01/TNDN ra thì công ty còn phải chuẩn bị thêm những chứng từ thanh toán cho người bán hàng như sau:

Phiếu chi thanh toán tiền từng lần có chữ ký của bên bán;
Hợp đồng mua nông sản;
Phiếu giao hàng;
CCCD của người bán.

Trường hợp công ty thuê xe hay thuê nhà của cá nhân thì phải chuẩn bị thêm hợp đồng thuê xe hoặc hợp đồng thuê nhà của cá nhân.

Đó là những loại chi phí không có hóa đơn thường gặp nhất trong công ty mà công ty có thể đưa vào chi phí hợp lý của công ty.

Và nếu bạn có loại chi phí nào khác mà không có hóa đơn mà chưa biết phải xử lý thế nào để đưa vào chi phí hợp lý của công ty hoặc là không biết đó có thể đưa vào chi phí hợp lý của công ty hay không thì hãy liên hệ với Luật Mai Sơn.

Và cuối cùng, chúc các bạn kinh doanh thành công!

——————