(Áp dụng trong trường hợp Thương nhân nước ngoài thay đổi tên gọi, trụ sở, nội dung hoạt động tại nước ngoài)

Trong quá trình hoạt động Văn phòng đại diện tại Việt Nam, khi Thương nhân nước ngoài thay đổi thông tin về tên và trụ sở, nội dung hoạt động liên quan đến nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện tại nước ngoài, phải làm thủ tục Điều chỉnh Giấy phép hoạt động Văn phòng đại diện tại Cơ quan cấp phép.

Căn cứ pháp lý:

1. Luật Thương mại 2005;
2. Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
3. Thông tư 11/2016/TT-BCTquy định biểu mẫu thực hiện nghị định số 07/2016/NĐ-CP

Hồ sơ điều chỉnh bao gồm:

1. Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
2. Bản dịch công chứng tài liệu pháp lý do cơ quan có thẩm quyền cấp chứng minh sự thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ đặt trụ sở, nội dung hoạt động của thương nhân nước ngoài: đăng ký kinh doanh; bản đăng ký thay đổi; Tài liệu đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
3. Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

Trình tự và thủ tục Điều chỉnh Giấy phép Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

1. Trong thời hạn 60 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay đổi người đứng đầu Văn phòng đại diện, thương nhân nước ngoài phải làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
2. Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ 01 bộ hồ sơ tới Cơ quan cấp phép.
3. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
4. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp Giấy phép điều chỉnh hoặc không điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện. Trường hợp không điều chỉnh phải có văn bản nêu rõ lý do.

Chú ý:

Theo quy định tại Nghị định 07/2016/NĐ- CP:

“Tên Văn phòng đại diện, Chi nhánh phải mang tên thương nhân nước ngoài kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với Văn phòng đại diện.”

Như vậy, trường hợp Thương nhân nước ngoài thay đổi tên công ty phải thực hiện điều chỉnh tên của Văn phòng đại diện tại Việt Nam như sau.

• Nhà đầu tư được phép gộp hai nội dung: thay đổi tên của thương nhân và tên của văn phòng đai diện trong cùng một hồ sơ điều chỉnh.
• Hồ sơ và trình tự thủ tục điều chỉnh như đã nêu ở phía trên.
• Ngay sau khi được cấp Giấy phép văn phòng đại diện mới tên Văn phòng đại diện mới, Thương nhân nước ngoài làm thủ tục khắc dấu mới; thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế cho văn phòng đại diện, thay đổi thông tin ngân hàng, chữ ký số và các nội dung liên quan khác đến tên của Văn phòng đại diện.

Trường hợp Thương nhân thay đổi nội dung hoạt động liên quan đến nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện, Thương nhân nước ngoài thực hiện điều chỉnh hai nội dung: nội dung hoat động của Thương nhân và nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện cùng một hồ sơ. Hồ sơ và trình tự, thủ tục như đã nêu phía trên.